İşletme Yönetimi Dersi 7. Ünite Sorularla Öğrenelim

Koordinasyon (Eşgüdümleme), örgütlerin etkin bir şekilde işleyebilmesi için örgütsel unsurların uygun bir şekilde bir araya getirilmesidir.

Koordinasyon sayesinde her bölüm diğer bölümlerin ne yaptığından haberdar ve diğer bölümlerle uyumlu şekilde faaliyette bulunmaktadır.

Fazla karmaşık olmayan (farklılaşma derecesi düşük olan) örgütlerde koordinasyonu sağlamak daha kolayken, karmaşıklaşan ve büyüyen örgüt yapılarında koordinasyon zorlaşmaktadır.

Biçimsel olmayan ilişkilerde ise örgüt kültürü ve alt kültür unsurları iletişimi ve uyumu sağlayan en önemli faktörler olmaktadır

Birimler, çalışanlar ve yönetim arasındaki işbirliği ve iletişimin etkin ve kaliteli olması, koordinasyon fonksiyonunun başarıyla yerine getirildiğinin göstergesidir.

Koordinasyon eksikliğinde birimler ve çalışanlar arasında çatışmalar artacak, iş- birliği ve takım çalışması azalacak, iletişimsizlik nedeniyle faaliyetler aksayacak ve sorunlara çözüm bulunması gecikecek, zaman kaybı yaşanacak, sinerji elde edilemeyecek, amaca yöneltmede (emir-komuta) motivasyon eksikliği oluşacaktır.

Örgütte etkin ve verimli bir koordinasyon sağlamak için
• Etkin bir haberleşme ve bilgi sistemi,
• Güçlü ve paylaşılan bir örgüt kültürü,
• Çalışanlarla uyumlu bir yönetici ve yönetim sistemi gereklidir.

Koordinasyon fonksiyonu, örgüt yapılanmasındaki hiyerarşik kaynağı açısından dikey, yatay ve merkezi olmak üzere üçe ayrılır.

Bir işletmede ast ve üstleri arasındaki koordinasyona dikey koordinasyon adı verilmektedir.

Genel müdür ile yardımcıları, üretim müdürü ile şefler arasındaki iletişim bağlantısı dikey koordi- nasyona bir örnektir.

Aynı seviyedeki kişilerin arasındaki koordinasyon ise yatay koordinasyon olarak adlandırılır

Bir işletmede koordinasyonun sağlanması uygulanabilecek teknikler arasında iyi ve basit bir örgüt yapısının kurulması, plan ve programların uyumlaştırılması, iyi düzenlenmiş iletişim yöntemleri ve araçlarından yararlanma, gönüllü koordinasyonun özendirilmesi ve gözetim yoluyla koordinasyonun sağlanması vardır

Örgütleme fonksiyonunda bölümlere ayırmaya giderken mümkün olduğunca aynı özellikleri taşıyan faaliyetleri bir grup altında toplama, koordinasyonu kolaylaştıracaktır.

İletişim sürecinde yer alan unsurlar şunlardır (Mirze, 2010: s.154):

1- Gönderici: Belirli bir alıcıya gönderilecek bir düşünce veya fikri olan ve bunları bir mesaj biçimine dönüştüren kişi ya da kurum.

2-  Kodlama: Düşüncelerin ve fikirlerin gönderici tarafından, mesajlarında kullanacağı anlaşılabilir ifadelere çevrilmesi.

3-  Mesaj: Düşüncelerin ve fikirlerin somut olarak formüle edildiği ifade.

4-  Kanal: Mesajların göndericiden alıcıya doğru aktığı ortam.

5- Alıcı: Mesajın iletildiği kişi ya da kurum.

6-  Çözümleme: Mesajların yorumlanması ve anlatılmak istenen şeyin anlaşıl-

ması için alıcı tarafından anlamlı hale getirilmesi. Algı

7-  Geribildirim: Gönderilen mesajların anlamı yorumlandıktan sonra alıcı

tarafından göndericiye verilen karşılık, (Geri besleme).

Belli bir organizasyon yapısı içinde faaliyet gösteren yöneticiler, çeşitli teknikler yardımı ile iletişim sürecini daha iyi ve etkin hale getirmeye çalışmaktadırlar. Bu teknikler arasında aşağıdakiler vardır (Koçel, 2011: s.542):

Sonucu izleme: Sonucu izleme, temel iletişim sürecindeki geribesleme ile ilgilidir ve mesajın ilgili olduğu iş konusunda bilgi istemek iletişimin etkinliğini arttıracaktır.

Haber akışının yönetimi: Yöneticilere çok yoğun mesaj yağdığı göz önüne alındığında, sadece standarttan sapan işlerle ilgili mesajların yukarı doğru gönderilmesi yöneticinin yükünü azaltacaktır.

Empati: Yöneticiler, gönderecekleri mesajları formüle etmeden önce, olayları mesajı alacak olanlar açısından değerlendirmelidir. Böylece mesaj daha az filtrelenecektir.

Tekrar: İletişimde mesajın tekrar edilmesi iletişimin başarısına katkıda bulunacaktır.

Sade dil: Mesajı oluşturan sembollerin ve mesajın içeriğinin mesajı alacaklar tarafından anlaşılır olması gereklidir.

İletişim kanallarının arttırılması: Yazılı iletişime ilaveten ilan tahtaları, bültenler, toplantılar, öneri kutuları ve biçimsel olmayan mesaj kanallarını kullanmak iletişim sürecinin etkinliğinin artmasına katkıda bulunacaktır.

Biçimsel iletişim. İşletmenin örgüt yapısındaki emir-komuta zinciri içinde yer alan iletişimdir.

Biçimsel iletişimin dört türü vardır. Bunlar:

a)  Aşağı doğru iletişim (emirler, yönergeler, prosedürler gibi üst kademelerden aşağıya doğru akan iletişim);

b)  Yukarıdoğruiletişim(astlardanüstleredoğruaktarılanbilgiler,raporlar,vb.);

c)  Yatay iletişim (aynı hiyerarşik seviyede bulunan yönetici (çalışanlar arasın-

da, çoğunlukla koordinasyon amaçlı iletişim);

d)  Çapraz iletişim (faaliyetleri koordine etmek, gerekli bilgileri sağlamak ve

ihtiyaç duyulduğunda yardım etmek üzere farklı hiyerarşik seviyelerdeki

yönetici/çalışanlar arasındaki iletişim.

Biçimsel Olmayan İletişim. Bilinmeyen ya da eksik kalan bilgilerin, biçimsel iletişim kanalları dışında ve işletmenin hiyerarşik emir komuta düzeyine bağlı olmadan, her düzeydeki söylenti ve dedikodu gibi yollarla aktarıldığı, söylenti zinciri olarak da adlandırılan iletişimdir. İşletmedeki gayri resmi gruplar, işletme dışındaki sosyal temaslar, gayri resmi kişisel sohbetler, dedikodu ve rivayetler biçimsel olmayan iletişimin örnekleridirler.

Kontrol, amaçlara ve planlara dayanmalıdır. Kontrolün amacı, işletmenin amaçlarına ulaşmasını kolaylaştırmaktır. Bu nedenle stratejiler, planlar ve politikalar açık bir şekilde belirlenmelidir.

Kontrol, ilgili faaliyetin gerek ve ihtiyaçlarını yansıtmalıdır. Bütün kontrol sistemleri yapılan işi kapsamalıdır. Satış bölümünün kontrol sistemi ile finans bölümünün kontrol sistemi farklıdır.

Kontrol esnek olmalıdır. İşletmenin faaliyet gösterdiği çevre sürekli değişim içinde bulunduğundan plan, program ve politikalar sık sık değişebilir. Bu nedenle kontrol sisteminin esnek olması gereklidir.

Kontrol, örgüt yapısına uygun olmalıdır. Örgütsel yapı biçimsel ilişkileri belirlediği kadar, biçimsel olmayan ilişkilerin ortaya çıktığı yerdir. Kontrol sürecinde biçimsel ve biçimsel olmayan ilişkiler birlikte değerlendirilmelidir.

Kontrol tarafsız olmalıdır. Örgüt, insan ilişkileri sistemi olduğundan duygusal davranışlar ortaya çıkabilir. Kontrol tarafsız olmazsa kontrol etkinliğinin nesnel ölçütlere ve standartlara dayandırılmasıyla mümkün olabilir.

Kontrol, düzeltici önlemlerin alınmasını sağlamalıdır. Hataların veya sorunların tespitinin amacı düzeltici tedbir almaktır.